Онлайн-сервис Выставить-счет.рф

Главным преимуществом онлайн-сервиса, в сравнении с десктопными программами, является возможность доступа к документам и функционалу из любой точки планеты с любого компьютера. Обязательным условием является только наличие интернета. При этом Выставить-счет.рф адаптирован под мобильные устройства, а значит воспользоваться сервисом можно даже со смартфона или планшета. Это очень удобно в дороге. А счет можно сделать прямо на встрече с клиентом, не откладывая в долгий ящик. "Вау-эффект" и скорость оплаты гарантированы.

Выставить-счет.рф - это очень гибкий инструмент, который позволяет легко создавать все необходимые в ежедневной работе документы. Такие как счета, акты и товарные накладные, счета-фактуры и УПД (универсальные передаточные документы), договоры с приложениями и допсоглашениями, приходные и расходные кассовые ордера, квитанции Сбербанка и платежные поручения, а также доверенности на получение товаров. Все необходимые документы в одном месте, что может быть лучше?

Большим удобством данного сервиса является то, что есть возможность загрузить и использовать любую свою печатную форму, какая вам необходима. Нужна особая форма счета с дополнительной информацией или расположением столбцов, или акт со своей преамбулой, либо разработанный вашими юристами уникальный договор? Пожалуйста, можно воспользоваться подробной инструкцией и загрузить нужную форму самостоятельно. А для занятых бизнесменов, ценящих каждую минуту своего времени, есть дополнительная услуга техподдержки по подготовке и загрузке печатных форм в систему.

Создавать нужные документы в Выставить-счет.рф очень легко. В системе нет жестких ограничений по последовательности действий. Поэтому она так удобна для работы в компаниях, где нужна скорость создания нужных документов.

В сервисе можно работать в многопользовательском режиме и каждому пользователю назначить свои права доступа. А это значит, что можно разграничить работу с документами разным сотрудникам. Например, только бухгалтеру разрешить возможность проставить отметку об оплате счета. Или операторам на телефоне дать доступ только к созданию счетов, а менеджерам - возможность делать отгрузочные документы и акты.

Данные для счета можно вносить непосредственно в форме редактирования документа вручную. А можно сначала заполнить всю информацию о вашей организации и контрагентах в разделах "Организация" и "Контрагент", а затем просто выбирать их из выпадающего меню во всех создаваемых вами документах.

В системе есть возможность в одной базе вести учет сразу по нескольким организациям, либо создать под каждую вашу организацию отдельную базу. Ограничений по количеству баз нет. При необходимости создать дополнительную базу с аналогичными данными, предусмотрена функция Копия базы, в которой можно выбрать, что будет скопировано. Есть возможность перенести в новую базу данные по Организациям и Контрагентам, все созданные документы, а также все пользовательские настройки и печатные формы.

К слову о настройках, в сервисе Выставить-счет.рф можно гибко настроить для всей базы, какой-то организации, либо для отдельного документа свои уникальные параметры. Например, ставку НДС, валюту, тип нумерации, выбираемую по умолчанию единицу измерения, формат даты документа и многое другое.

Очень удобной оказалась функция "Создать копию счета". Если вы часто выставляете счета одним и тем же клиентам на похожие товары и услуги, то эта функция просто незаменима. Одной кнопкой создается уже заполненный, идентичный предыдущему документ, который достаточно лишь немного подредактировать и нужный счет готов за доли минуты.

А для контроля взаиморасчетов с контрагентами пригодится функция подготовки Акта сверки. Там можно гибко заполнять таблицу как по данным отгрузок и оплат, так и просто по выставленным счетам.

Сервис изначально создавался и позиционируется до сих пор как инструмент для малого бизнеса, поэтому основополагающим принципом является его доступность как для начинающих предпринимателей, так и для уже более раскрученных бизнес-проектов. Система работает на принципе бесплатного доступа к основному функционалу без ограничений, и подключения дополнительных, расширяющих возможности, платных опций.

Для тех, кто любит сначала попробовать новое и убедиться, что это подходит, в системе предусмотрен Демо-режим, в котором можно поработать даже без регистрации. Либо можно зарегистрироваться и получить возможность работы в личном кабинете с полной конфиденциальностью данных.

Для тех, кто хочет сразу опробовать весь функционал полностью, предусмотрен доступный пробный тариф с полным доступом ко всем платным опциям на целый месяц. Можно спокойно и не торопясь протестировать каждый инструмент. А попробовать есть что.

Например, самая часто подключаемая опция - "Счет по e-mail". С помощью этой функции можно отправить файл счета сразу из системы, не используя никакой почтовой программы. Не нужно сохранять документ к себе, открывать почтовую программу, переключаться между вкладками. Просто одной кнопкой отправить нужный документ или комплект документов вашему клиенту. В отправителе будет стоять ваш электронный адрес и название организации. Очень удобно и экономит время!

Еще одной очень популярной функцией является опция "Заполнить по ИНН". Тут вообще все просто. Вбиваете номер ИНН нужной вам организации или ИП и все данные подставляются в карточку контрагента автоматически. От вас потребуется только нажать Сохранить. Экономия времени налицо!

Резервная копия базы счетов нужна тем, кто любит подстраховаться и всегда иметь копию всех данных на экстренный случай. Например, вы, либо ваш сотрудник по ошибке или намеренно удалили документы. Или внесли неправильные изменения в настройки и что-то пошло не так. Резервная копия базы позволит откатить все в состояние на момент ее создания, в том числе восстановятся все документы, пользовательские настройки, печатные формы, печати, подписи и логотипы. Любите надежность, тогда эта опция для вас.

Самой свеженькой функцией стал "Экспорт документов". В данный момент доступен экспорт в следующие форматы - XML (win-1251) — формат файла XML в кодировке windows-1251; XML (utf-8) — формат файла XML в кодировке utf-8; и JSON — формат файла JSON в кодировке utf-8. Эта функция является ступенью к возможности синхронизации работы сервиса с другими программами и онлайн-проектами. Для использования этой функции необходимы некоторые специфичные знания, поэтому если есть такая потребность, рекомендуем обратиться в техподдержку сервиса и задать все необходимые вопросы. Тем более, что техподдержка у сервиса на высоте - отвечают быстро, по делу и всегда предложат несколько вариантов решения любого вопроса.

Также радует функция "Автовыставление счетов". Это большой шаг к автоматизации продаж. Если вы давно об этом задумывались, советуем присмотреться к этой опции. Она будет полезна в случаях, если вам необходимо периодически выставлять счета на одни и те же товары и услуги - подписки, программное обеспечение с фиксированным сроком пользования, арендные услуги, товары с установленным графиком поставки и тому подобное. Настроив один раз шаблоны для автоматического создания и отправки счетов, можно освободить менеджеров от необходимости помнить все даты, делать и отправлять нужные счета вручную. В этой функции есть два режима работы. Если подключена опция "Счет по e-mail", то созданные счета будут автоматически отправляться по указанным в шаблоне электронным адресам. Если не подключена, то счета просто создаются и сохраняются в личном кабинете, и с ними можно работать как и с любыми другими документами в системе. В целом, оба варианта могут найти себе применение в зависимости от ваших потребностей.

Огромным плюсом является то, что все платные опции можно собирать как конструктор и подключать не пакетно, а только те, которые нужны именно вам. Также срок действия на каждую опцию свой, не привязан к календарным окончаниям месяца или года, и виден в личном кабинете. А если не хотите сами следить, то за 2 недели до окончания придет напоминание. Что тоже весьма удобно, согласитесь.

В целом, хочется отметить, что функционал сервиса такой широкий и гибко настраиваемый, что каждый сможет здесь найти для себя удобство и пользу, те нужные фишки, которые сделают повседневную работу с документами приятной именно для вас.